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17.07.2015

Sebastien Santarelli,
Project Coordinator

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Une app mobile à la place du papier ? Oui !

2603 read – 0 comments – Business Software – Tags: Application mobile, Sans papiers, Encodage, Collaboration, Information

Après près de deux ans d'implication dans les projets mobiles, je partage avec vous un besoin qui se révèle récurrent chez nos clients : la possibilité d'encoder des informations depuis une application mobile, directement dans leur système d'information !

Nos clients se lancent dans ce type de projets afin de remplacer des formulaires papiers qui nécessitent un double encodage (prise des informations sur papier, et encodage ensuite dans l'ERP).

Cycle papier

L'employé se rend chez le client final, réalise son travail et encode des informations sur le formulaire papier. Ensuite, il rentre au bureau et encode/fait encoder les données dans le système d'informations de la société. Ces données sont ensuite disponibles pour les autres collaborateurs de la société.

Cycle avec l'app mobile

Avec l'application mobile, l'information encodée est directement disponible après encodage pour les autres collaborateurs et pour le client final.

Exemples

  • Un de nos clients encode ses rapports d'intervention dans une tablette Android, afin de pouvoir facturer son client, sur base des heures de main d'oeuvre prestées et des pièces utilisées par le technicien.
  • Un autre client utilise une application sur iPhone afin de pouvoir réaliser des inspections des travaux effectués par son entreprise, avec la possibilité de prendre des photos qui sont ensuite directement liées au dossier transmis au client final.
  • Un troisième client utilise une application Smartphone Android pour réaliser des inventaires, en générant un PDF qui peut ensuite être imprimé au moyen d'une imprimante portable et signé par le client.

Ces cas nous éclairent sur les avantages de ce type d'application. 

Disponibilité immédiate de l'information 

L'information encodée par la personne sur le terrain est disponible immédiatement sur les serveurs de l'entreprise. Quand on pense à une gestion de stock ou à l'observation d'incidents nécessitant une intervention rapide, on comprend tout l'avantage de cette disponibilité.

Rapidité du processus complet

Le temps entre l'encodage de l'information dans le formulaire et la facturation/l'envoi des informations vers le client final est raccourci. Vous évitez le temps que certaines personnes consacrent actuellement à l'encodage des formulaires papiers (qui prennent eux-mêmes du temps à arriver dans vos bureaux, depuis le terrain). 
Ceci permet d'augmenter la satisfaction du client final mais également d'accélérer le processus de facturation.

Qualité des informations récoltées

L'utilisation d'appareils mobile permet par exemple :

  • d'appuyer les observations par la prise de photos/vidéos
  • de s'assurer que la personne est sur place lors de la collecte d'informations (GPS) et complète le formulaire lors de l'observation sur le terrain 
  • de mesurer le temps consacré à la récolte d'information.

Si en lisant ces quelques lignes, vous avez pensé à un ou plusieurs cas pour lesquels une application mobile pourrait vous aider, n'hésitez pas à me contacter pour que l'on puisse se rencontrer et en discuter.

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